Geschäftliche Einladung: Tipps und Textbausteine

Bei geschäftlichen Einladungen gilt es, den richtigen Ton zu treffen. Wie gelingt es, die Gäste persönlich anzusprechen und gleichzeitig auf einer professionellen Ebene zu bleiben? Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen und wie Sie kreative Einladungsschreiben formulieren. Plus: Sie erhalten konkrete Textbeispiele und Vorlagen für Ihre geschäftlichen Einladungen.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

• Planung: Was gilt es vor dem Verfassen einer geschäftlichen Einladung zu beachten?
  • Geschäftliche Einladungen frühzeitig versenden
  • Der richtige Ton für Gestaltung und Text
  • Was gehört in eine Einladung zu einem geschäftlichen Anlass?
  • Dos and Don’ts bei geschäftlichen Einladungen
• Textbausteine und Vorlagen für geschäftliche Einladungen
  • Persönlicher Einstieg
  • Kreative Textbausteine
  • Runder Abschluss
  • Beispiele für geschäftliche Einladungen
• Geschäftliche Einladung mit einer persönlichen Karte

Planung: Was gilt es vor dem Verfassen einer geschäftlichen Einladung zu beachten?

Ob Geschäftseröffnung, Firmenjubiläum oder die alljährliche Weihnachtsfeier: Wenn ein Fest ansteht, gibt es viel zu organisieren. Dabei sollte die Einladung an Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeitende nicht zu kurz kommen. Sie enthält alle notwendigen Informationen zur Veranstaltung und vermittelt den Gästen einen Vorgeschmack dessen, was sie erwartet.

Geschäftliche Einladungen frühzeitig versenden

Bevor Sie Ihr geschäftliches Einladungsschreiben verfassen, sollten die Vorbereitungen bereits so weit vorangeschritten sein, dass die Eckdaten feststehen. Falls sich Ihre Gäste den Termin frühzeitig reservieren sollten, um zum Beispiel ein lang geplantes Firmenjubiläum zu begehen, können Sie vorab auch Save-The-Date-Karten versenden und für weitere Informationen auf die noch ausstehende Einladung verweisen. In jedem Fall lohnt es sich, die geschäftlichen Einladungsschreiben rechtzeitig zu versenden, damit Ihre Gäste auch wirklich dabei sein können und die Vorfreude wächst.

Grundsätzlich gilt: Sobald der Termin feststeht, kann eine Save-The-Date-Karte versendet werden. Spätestens sollte das vier Monate vor der Veranstaltung erfolgen. Das Einladungsschreiben selbst sollten die Gäste spätestens zwei Monate vorher in den Händen halten. Wenn Sie Ihre Gäste noch einmal auf die bevorstehende Veranstaltung aufmerksam machen möchten, empfiehlt es sich, etwa zwei Wochen vor dem Event eine Erinnerung zu verschicken.

Wählen Sie für Ihr Firmen-Event ein einheitliches Design für Einladung, Tischkarten und Programm. Unsere Blankokarten in verschiedenen Formaten können Sie mit dem Kartenkonfigurator individuell gestalten.

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Der richtige Ton für Gestaltung und Text

Bevor Sie die Einladung formulieren, überlegen Sie, welche Geschäftspartner dabei sein werden. Welcher Anlass wird gefeiert? Welche Stimmung soll aufkommen? Gibt es ein Highlight der Veranstaltung? Worauf werden sich Ihre Gäste besonders freuen? Wie förmlich oder leger wird es zugehen?

All diese Gedanken sollten sich im Design und im Einladungstext widerspiegeln. Auf diese Weise geben Sie Ihren Gästen die Chance, sich auf das Fest einzustimmen und mögliche Vorbereitungen zu treffen. Spielen Sie mit der Typografie. Ist für Ihren Anlass eine klassische Druckschrift oder verspielte Schreibschrift passender? Vermeiden Sie Stockbilder und verwenden Sie stattdessen lieber ein Foto der Firma oder der Belegschaft. Setzen Sie Farben bewusst ein. Bunte Farben wecken heitere Assoziationen, Graustufen wirken seriös, Pastellfarben edel.

Lassen Sie sich von den Karten des RAAB Verlags inspirieren. In unserem Online-Shop finden Sie passende Karten für verschiedene Anlässe: Einladungen zum Firmenjubiläum, zur Geschäftseröffnung oder zur Firmenweihnachtsfeier.

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Was gehört in eine Einladung zu einem geschäftlichen Anlass?

Jetzt geht es an die Textgestaltung. Sie wollen auf der einen Seite Ihre Gäste in einem kurzen, übersichtlichen Block mit allen relevanten Informationen versorgen. Auf der anderen Seite möchten Sie Ihre Geschäftspartner mit der Einladung persönlich ansprechen und Lust auf die Veranstaltung machen.

In jedem Fall sollte das geschäftliche Einladungsschreiben Antworten auf die 5 W-Fragen geben: Wo, wann, wie viel, was, wer?

Besonders die ersten zwei Punkte lassen sich gut in einem Informationsblock gliedern. Dieser darf auch als solcher erkennbar sein. Das schafft Übersicht und erleichtert die Informationssuche bei der Anfahrt am Festtag selbst.

Dos and Don’ts bei geschäftlichen Einladungen

Geschäftliche Einladungen unterscheiden sich mitunter sehr in ihrer Aufmachung und ihrem Ton. Je nach Anlass und Firma sind unterschiedliche Dinge zu beachten. Um eine Einladung zu formulieren, die im geschäftlichen Kontext angemessen ist, sollten Sie einige grundsätzliche Dos und Don’ts beachten.

Dos:

• Schriftliche Einladungen im geschäftlichen Rahmen setzen ein Zeichen. Sie zeugen von Wertschätzung und haben eine persönliche Note.
• Ein freundlicher Ton und positive Formulierungen machen sich bezahlt. Es muss kein Roman sein: Eine kreative Aufforderung, am Fest teilzunehmen, zeigt bereits, dass Sie sich Gedanken gemacht haben, wie Sie Ihre Gäste empfangen können.
• Transparenz ermöglicht den Empfängern eine bessere Planung. Gibt es ein Kinderprogramm? Welcher Dresscode ist angesagt? Müssen Unterlagen mitgebracht werden? Bei einem Online-Event: Muss womöglich ein Programm installiert werden?
• Formulieren Sie Ihre geschäftliche Einladung zeitgemäß und originell. Lassen Sie etwas Kreativität walten und wecken Sie die Neugier Ihrer Gäste. So bleibt Ihre Einladung garantiert in Erinnerung. Wichtig: In manchen Branchen gilt das nicht, dort ist eine förmliche Sprache angebrachter.
• Timeline beachten! Bis wann brauchen Sie die Zusage? Müssen Sie eventuell ein Erinnerungsschreiben versenden, damit der Termin nicht untergeht? Besonders vor Weihnachten oder der Sommerpause sind die Terminkalender voll mit Festterminen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wunschgäste die Einladung zwei Monate vorher in den Händen halten. Entsprechend müssen rechtzeitig Adresslisten aktualisiert und Umschläge bestellt werden.

Don’ts:

• Keine allgemeine Anrede. Das ist unpersönlich und riecht nach Massenverteiler.
• Zu persönliche Formulierungen sind ebenfalls unangenehm. Wenn Sie einer geladenen Person näherstehen als den anderen Geschäftspartnern, ist es sinnvoll, die Einladung mit einem handschriftlichen und persönlichen Gruß zu erweitern.
• Zu viel Text ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch ermüdend. Fassen Sie sich lieber kurz. Wenn es notwendige Informationen gibt, die nicht auf die Karte passen, sind Einlegblätter oder Verweise auf eine Website hilfreich. Spezielle Fragen lassen sich auch am Festtag selbst kommunizieren, etwa wie die Kostenverteilung der Getränke funktioniert.
• Fehlende Informationen sind genauso ärgerlich wie zu viel Text. Hangeln Sie sich an den W-Fragen entlang, damit Sie nichts vergessen.

Textbausteine und Vorlagen für geschäftliche Einladungen

Für Ihr individuelles Einladungsschreiben ist es am schönsten, wenn Sie eigene Formulierungen und Worte finden. Um Ihnen das Schreiben zu erleichtern, haben wir einige Beispieltexte und Muster für eine gelungene geschäftliche Einladung zusammengestellt.

Persönliche Einladungskarten vermitteln dem Empfänger Ihre Wertschätzung und wecken die Vorfreude (Beispiel Einladungskarte: Onset).

Persönlicher Einstieg

Sprechen Sie Ihre Geschäftspartner in der Einladung persönlich an. Nennen Sie sie beim Namen und verwenden Sie aktive Sprache („Wir laden Sie ein“, statt „Sie sind eingeladen“). Wenn Sie doch auf eine allgemeine Ansprache zurückgreifen, wählen Sie eine herzliche Formulierung, die die Nähe unterstreicht.

• Sehr geehrte Frau XY
• Lieber Max
• Liebe Kolleg*innen
• Liebes Team

Eine weitere gute Möglichkeit sind Einstiegssätze. Sie deuten bereits auf den Anlass hin, vermitteln die gewünschte Atmosphäre und wecken die Neugier.

• Liebe Anne, wir haben es geschafft!
• Sehr geehrter Herr Mustermann, vielen Dank für ein großartiges Jahr!
• 20 Jahre Bäckerei Schleckermäulchen – wenn das kein Grund zum Feiern und Schmausen ist…
• Willkommen auf der Hebebühne! Die Autowerkstatt Müller feiert Geschäftseröffnung.
• Ho, ho, ho, liebes Team! Der Weihnachtspunsch ist angesetzt.

Kreative Textbausteine

Nach der Anrede folgt die tatsächliche Einladung. Diese können Sie in klassischer Weise formulieren:

• Wir laden Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür ein.
• Es gibt Grund zu feiern! Wir freuen uns, Sie zu unserem 20. Firmenjubiläum einzuladen, um gemeinsam einen besonderen Abend zu verbringen.
• Wir freuen uns darauf, mit euch auf unsere Geschäftseröffnung anzustoßen.

Oder Sie werden konkreter und schüren die Begeisterung:

• Kommen Sie mit auf eine kulinarische Reise hinter unsere Backtheke.
• Wir haben uns zu unserem zehnjährigen Bestehen etwas Besonderes für Sie einfallen lassen.

Gehen Sie auf das Programm ein, heben Sie das Highlight hervor und nehmen Sie den Empfänger gedanklich mit zum Festtag:

• Bei All you can eat Buffet, Live-Musik und Besuch von Santa persönlich kommt keiner zu kurz. Wir feiern Open End.
• Besonders freuen wir uns, dass Frau Ziegler aus Gründungstagen dabei sein wird und persönliche Einblicke in die Anfangszeit gewährt.
• Wir stellen Ihnen unsere neuen Räumlichkeiten vor. Blicken Sie hinter die Kulissen und erleben Sie eine Probestunde Aerial Yoga mit Frau Meier – unserer erfahrenen Anleiterin.

Übrigens: Gerade bei Firmen-Events haben Sie ohnehin alle Hände voll zu tun und die Einladung steht oft hinten an. Deshalb finden Sie in unserem Magazin weitere Muster für geschäftliche Einladungsschreiben, zum Beispiel individuelle Texte für die Geschäftseröffnung, Formulierungen für die Einladung zur Firmenweihnachtsfeier oder zum Grillfest in der Firma sowie Vorlagen für persönliche Einladungen zum Teamevent.

Nachdem Sie den Empfänger auf die Feier eingestimmt haben, kommen die „hard facts“, damit Ihre Gäste auch wissen was wo und wann stattfindet. Gibt es weitere Informationen, die auf Einlegblatt oder Website zu finden sind? Geben Sie an, ob Partner und Kinder dabei sein können und wie für sie gesorgt ist.

• Bringen Sie gerne eine Begleitperson mit.
• Auch Ihre Partner sind herzlich willkommen.
• Natürlich gibt es auch etwas für unsere kleinen Gäste: für Kinderpunsch und Spielstraße ist gesorgt.

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Runder Abschluss

Am Ende der Einladung fordern Sie Ihre Geschäftspartner oder Kunden nochmals herzlich dazu auf, zu Ihrer Veranstaltung zu erscheinen. Überlegen Sie, was Sie an ihrer Stelle motivieren würde. Dies ist auch der Abschnitt, in dem Sie Ihre Gäste um eine Rückmeldung bitten. Als Fragen formulierte Aufforderungen sind an dieser Stelle eine schöne Abwechslung.

• Bitte geben Sie uns bis zum 14. Oktober 2024 Bescheid, ob Sie dabei sein können.
• Wir freuen uns auf einen spannenden Abend mit Ihnen.
• Dürfen wir mit Ihnen rechnen?
• Ihr Kommen würde mich sehr freuen.
• Sind Sie dabei?
• Wir können es kaum erwarten mit euch durchzustarten.
• In Vorfreude auf unsere Weihnachtssause

Nun fehlen nur noch eine Grußformel und Ihre Unterschrift. Dann kann die geschäftliche Einladung versendet werden. Lesen Sie auch unsere Tipps und Mustervorlagen für Grußformeln und wie diese wirken.

Beispiele für geschäftliche Einladungen

Zum Abschluss geben wir Ihnen zwei vollständige Vorlagen für geschäftliche Einladungen an die Hand, von denen Sie sich inspirieren lassen können.

Beispiel für eine Einladung in förmlichem Ton:

Sehr geehrte Frau XY,

es gibt Grund zu feiern! Mit großer Freude laden wir Sie zu unserem 20-jährigen Firmenjubiläum ein. In den vergangenen zwei Jahrzenten konnten wir viele Erfolge feiern, Partnerschaften aufbauen und gemeinsam wachsen. Darauf möchten wir gemeinsam mit Ihnen anstoßen:

am [Datum] um [Uhrzeit]
in unserem Firmensitz
in [Adresse]

Anlässlich dieses Meilensteins haben wir uns etwas ganz Besonderes einfallen lassen. Freuen Sie sich auf einen Abend voller Unterhaltung und kulinarischer Highlights. Bringen Sie zur Feierlichkeit gerne eine Begleitperson mit.

Bitte geben Sie uns bis zum [Datum] Bescheid, ob Sie dabei sein können. Ihr Kommen würde uns sehr freuen!

Mit herzlichen Grüßen

[Name]

Beispiel für eine Einladung in lockerem Ton:

Lieber XY, wir haben es geschafft!

Endlich öffnen wir die Türen zur großen Geschäftseröffnung und möchten Dich herzlich dazu einladen. Komm vorbei und feiere mit uns

am [Datum] um [Uhrzeit]
in unserem neuen Laden
in [Adresse]

Es wird ein Tag voller Spaß, Köstlichkeiten und Überraschungen. Kinder sind bei uns natürlich herzlich willkommen. Wir haben ein tolles Unterhaltungsprogramm für die kleinen Gäste vorbereitet, um sicherzustellen, dass auch sie sich bestens amüsieren.

Bitte lass uns bis zum [Datum] wissen, ob und mit wie vielen Personen Du kommen kannst. Es reicht eine kurze Zusage per E-Mail an [E-Mail-Adresse] oder per Telefon unter [Telefonnummer]. Es wäre uns eine große Freude, Dich bei unserer Geschäftseröffnung zu begrüßen!

Viele Grüße

[Name]

Geschäftliche Einladung mit einer persönlichen Karte

Die Veranstaltung Ihrer Firma steht und fällt mit den Gästen. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie sich Zeit für persönliche Worte nehmen und mit dem Text die Neugier auf das Event wecken. Versenden Sie Ihre geschäftliche Einladung auf einer stilvollen Karte, um beim Empfänger im Gedächtnis zu bleiben.

In unserem Online-Shop finden Sie eine große Auswahl an geschäftlichen Karten für verschiedene Anlässe. Wenn Sie Ihr Lieblingsmotiv entdeckt haben, können Sie die Karte im Konfigurator nach Belieben gestalten und Texte, Logos, Bilder oder andere Elemente hinzufügen. So kreieren Sie in nur wenigen Schritten die perfekte Einladung für jedes geschäftliche Event.

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