Dankschreiben an Kunden: Vorlagen & Tipps, wie Sie Kunden richtig danken
Im hektischen Arbeitsalltag vergisst man oftmals, Kunden Danke zu sagen. Dabei heben Sie sich mit solchen kleinen Gesten von der Konkurrenz ab und stärken mit einem kleinen Dankschreiben die Beziehung zu Ihren Kunden. Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie Kunden persönlich und aufrichtig Danke sagen und liefern auch gleich noch ein paar Muster-Textvorlagen, damit Ihnen beim Verfassen des Dankschreibens nicht die passenden Worte fehlen.
5 Tipps, um Kunden von Herzen Danke zu sagen
Bereits eine kleine Geste wie ein ehrlich gemeintes Dankeschön kann Ihnen in einer Geschäftsbeziehung den entscheidenden Vorsprung bei der nächsten Kaufentscheidung des Kunden bringen. Damit die emotionale Ansprache auch richtig rüberkommt, sollten Sie allerdings ein paar Dinge beherzigen.
1. Wann ist ein Dankschreiben sinnvoll?
Es gibt im Geschäftsleben verschiedene Anlässe, um Danke zu sagen. Und damit ist nicht allein der obligatorische Dankesgruß für die gute Zusammenarbeit am Jahresende gemeint, der traditionell mit der geschäftlichen Weihnachtskarte erfolgt.
Bedanken kann man sich bei Kunden beispielsweise für einen Kaufabschluss, bei einer Geschäftsaufgabe, nach der Kündigung eines Auftrags oder für langjähriges Vertrauen. Muster-Textvorlagen hierfür finden Sie weiter unten.
Ein Dankeschön kann man auch mal ohne konkreten Anlass aussprechen – mit einer überraschenden Danksagung erzielen Sie gewiss die größte Wirkung.
Übrigens: Passende Formulierungen und Vorlagen für Ihre Dankesgrüße per Weihnachtspost finden Sie in unserem Artikel „Stilvolle Zitate, Tipps & Vorlagen für Ihren geschäftlichen Weihnachtsbrief“.
2. Dankschreiben oder Dankeskarte?
Nicht immer muss es ein formales Dankschreiben sein, um einem Kunden Anerkennung oder Wertschätzung entgegenzubringen. Dankschreiben sollten vor allem zu besonderen Anlässen zum Einsatz kommen, damit sie ihre Einzigartigkeit behalten. Eine gute Alternative zum Dankschreiben sind Dankeskarten. Sie können schnell und unkompliziert versandt werden und vermitteln in kurzen und knappen Worten ein Dankeschön, das von Herzen kommt. Vergessen Sie auch hier nicht die persönliche Note, zum Beispiel indem Sie die Karte von Hand schreiben.
3. Individuelle Note oder Standardtext?
Geben Sie Ihrem Dankschreiben eine persönliche Note, anstatt auf einen lieblosen Standard-Dankestext zu setzen. Denn so merkt der Empfänger gleich: Dieses Schreiben ist etwas Besonderes und bekommt nicht jeder. Eindruck macht es auch, wenn der Kunde einen handgeschriebenen Brief oder eine handgeschriebene Karte erhält. Vor allem in Zeiten, in denen fast nur noch per E-Mail oder Messenger kommuniziert wird, zeugt das von hoher Wertschätzung gegenüber dem Kunden. Denn schließlich haben Sie sich Zeit für ihn genommen. Und was gibt es im Geschäftsleben Kostbareres als Zeit? Wenn Sie viele Dankesschreiben verschicken, können Sie zumindest die Anrede, die Unterschrift oder die Adresse auf dem Kuvert handschriftlich verfassen.
4. Was gehört alles in ein Dankschreiben?
Für ein schriftliches Dankeschön gibt es keine festen Regeln. Sie sollten das Dankschreiben allerdings kurz halten. Denn: Zu viele Worte lenken nur von der Kernaussage ab.
- Persönliche Anrede: Beginnen Sie Ihr Dankschreiben mit einer persönlichen Anrede wie „Sehr geehrte Frau XYZ“, „Sehr geehrter Herr XYZ“ oder „Liebe/r Frau/Herr XYZ“.
- Danke sagen: Kernaussage eines Dankschreibens ist selbstverständlich das Dankeschön. Der Grund für das Dankschreiben sollte gleich im ersten Satz genannt werden. Bedanken Sie sich für einen neuen Auftrag oder die gute Zusammenarbeit. Formulieren Sie dabei nicht allgemein „vielen Dank für die gute Zusammenarbeit“, sondern werden Sie konkret: „Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit, die auch in herausfordernden Zeiten Bestand hat.“
- Persönlicher Bezug: Nachdem Sie den Grund für Ihr Dankeschön genannt haben, können Sie auch Ihr Wissen über den Kunden in die Gestaltung des Dankschreibens einfließen lassen und so für eine individuelle Note sorgen.
- Abschluss, Grußformel und Unterschrift: Wie bei jedem geschäftlichen Schreiben darf auch bei einem Dankschreiben ein Schlusssatz nicht fehlen. Schließen Sie zum Beispiel mit der Aussicht auf eine weitere gute Zusammenarbeit. Als Grußformel verwenden Sie klassisch „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit herzlichen Grüßen“. Am Schluss darf zudem die (handschriftliche) Unterschrift nicht fehlen.
5. Danke sagen in Corona-Zeiten
Ihr Geschäft hat unter der Coronakrise gelitten, doch einige Kunden haben Ihnen in dieser außergewöhnlichen Zeit die Treue gehalten und so die Existenz Ihrer Unternehmung gesichert? Dann ist das doch ein guter Grund, sich bei diesen Personen von Herzen zu bedanken – ob mit einem Dankschreiben oder einer Dankeskarte.
Danke sagen: Muster-Textvorlagen für verschiedene Anlässe
Sie möchten einem Kunden Danke sagen, aber Sie wissen nicht, wie? Im Folgenden finden Sie einige Muster-Textvorlagen für verschiedene Anlässe zur Inspiration.
1. Dankschreiben an Kunden für Auftrag
Sehr geehrter Herr XYZ/sehr geehrte Frau XYZ,
wir bedanken uns für Ihren Auftrag und hoffen, dass Sie sich in Ihren neuen Räumen wohlfühlen.
Wir stehen Ihnen gerne jederzeit wieder zur Verfügung, wenn Sie Zimmer umgestalten möchten. Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Spaß mit Ihren neuen Räumen.
Herzliche Grüße
Lieber Herr XYZ/liebe Frau XYZ,
auf diesem Weg möchte ich mich herzlich bei Ihnen für das Vertrauen in meine Leistung bedanken. Ich hoffe, die Erkenntnisse aus dem Workshop bringen Ihr Unternehmen voran.
Mein Ziel war und ist die Zufriedenheit meiner Kunden. Sollte während meines Workshops etwas unklar geblieben sein, zögern Sie bitte nicht, mir dazu Rückmeldung zu geben. Ich möchte meine Leistung laufend verbessern und Feedback ist dafür unverzichtbar. Sollte Ihnen also noch etwas auf dem Herzen liegen, geben Sie mir jederzeit gerne Bescheid!
Ich bin mir sicher, dass Ihre Mitarbeiter das neu erlernte Wissen umgehend gewinnbringend für Ihr Unternehmen einsetzen können.
Es würde mich freuen, auch in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenarbeiten zu dürfen, wenn sich die Gelegenheit ergibt. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine gute Zeit.
Mit herzlichen Grüßen
2. Dankschreiben an Kunden für gute Zusammenarbeit
Sehr geehrte Frau XYZ/sehr geehrter Herr XYZ,
wir haben es geschafft, die Messevorbereitung noch rechtzeitig abzuschließen. Das war alles nur dank Ihres unermüdlichen Einsatzes möglich.
Wir möchten uns herzlich für die gelungene Umsetzung des Projekts bedanken und freuen uns auf die kommende Zusammenarbeit. Mit solchen verlässlichen Partnern arbeitet man gerne zusammen.
Herzliche Grüße
3. Dankschreiben an Kunden wegen Geschäftsaufgabe
Lieber Herr XYZ/liebe Frau XYZ,
aufgrund unserer Geschäftsaufgabe möchten wir uns herzlich bei Ihnen bedanken. Vielen Dank für das entgegengebrachte Vertrauen, das Lob und die Anerkennung, die wir in all den Jahren erfahren durften. Wir würden uns freuen, wenn man sich mal wiedersieht.
Ihr (Unternehmen/Ansprechpartner)
Sehr geehrter Herr XYZ/sehr geehrte Frau XYZ,
das letzte Jahr war ein Jahr, in dem viele schwerwiegende Entscheidungen zu treffen waren, die uns allen viel abverlangt haben. Letztlich konnten wir diese schwierige Situation leider nicht durchstehen. Doch ohne Ihre langjährige Treue hätten wir es nie so weit geschafft. Dafür möchten wir uns an dieser Stelle trotz allem Schmerz über die Geschäftsaufgabe herzlich bei Ihnen bedanken.
Ihr (Unternehmen/Ansprechpartner)
4. Dankschreiben an Kunden nach Kündigung
Sehr geehrte Frau XYZ/sehr geehrter Herr XYZ,
mit Bedauern haben wir Ihre Kündigung zur Kenntnis genommen. Es ist uns dennoch ein Anliegen, Ihnen für die langjährige Zusammenarbeit zu danken. Was müssten wir ändern, damit wir Sie wieder zu unseren Kunden zählen dürfen? Lassen Sie es uns gerne wissen – wir freuen uns über Ihr ehrliches Feedback.
Falls Sie sich aber bereits für einen neuen Anbieter entschieden haben, wünschen wir Ihnen für die Zukunft von Herzen alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
5. Dankschreiben an Kunden für Treue
Sehr geehrte Frau XYZ,
wie schnell doch die Zeit vergeht. Heute sind Sie seit genau zehn Jahren Kundin bei uns. Darüber freuen wir uns sehr und bedanken uns ganz herzlich bei Ihnen.
Wir hoffen, dass Sie uns noch lange die Treue halten werden.
Ihr/Ihre (Unternehmen/Ansprechpartner)
Lieber Herr XYZ,
herzlichen Dank für Ihr langjähriges Vertrauen in unser Unternehmen. Das ist in der heutigen Zeit keine Selbstverständlichkeit mehr und freut uns daher umso mehr.
Gerne sind wir auch in Zukunft für Sie da.
Ihr/Ihre (Unternehmen/Ansprechpartner)
Ein Dankschreiben kommt selten allein – wie Sie Kunden mit einem Geschenk zusätzlich Danke sagen
Doch es muss nicht nur bei warmen Worten und einem Dankschreiben oder einer Dankeskarte bleiben. Wie heißt es so schön: Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft. Das trifft auch auf das Geschäftsleben zu. Versenden Sie mit einem schriftlichen Dankeschön gleichzeitig noch ein kleines Präsent, kann das die Kundenbeziehung nachhaltig stärken. Bei dem Geschenk kann es sich um eine Schachtel hochwertiger Pralinen oder eine Flasche Wein handeln – je nachdem, welche Vorlieben der Kunde hat.
Werfen Sie doch mal einen Blick auf unsere Geschenkideen und bereiten Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern damit eine besondere Freude.Bildnachweis: Titelbild: © gettyimages/Hailshadow.