Messestand & Messeauftritt planen: In 7 Schritten zur gelungenen Messepräsentation

Messeauftritte sind für viele Unternehmen wichtig, um Produkte zu vermarkten und zu vertreiben. Doch wie plant man einen solchen Messeauftritt konkret, um das eigene Unternehmen überzeugend zu präsentieren und Kundenkontakt ideal zu ermöglichen? Im Folgenden erfahren Sie, mit welchen neun Schritten Ihnen das gelingt. Zusätzlich erhalten Sie hilfreiche Angaben für Ihre Budget- und Zeitplanung.

In Kürze: So planen Sie Ihren Messestand

• Definieren Sie Ihre Unternehmensziele und wählen Sie auf dieser Basis die passende Messe für Ihr Unternehmen aus.
• Definieren Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem Messeauftritt erreichen möchten.
• Erstellen Sie einen Zeitplan und verteilen Sie die Zuständigkeiten.
• Kommunizieren Sie Ihren Messeauftritt.
• Designen und organisieren Sie Ihren Messestand.
• Planen Sie Ihren konkreten Messeauftritt.
• Beauftragen Sie Ihre Zuarbeiter.
• Legen Sie das Personal für den Messeauftritt fest und planen Sie die An- und Rückreise.
• Vergessen Sie nicht, die Messe nachzubereiten.

In 7 Schritten zu einem gelungenen Messeauftritt

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie im Detail vorgehen, um Ihren Messestand richtig zu planen und Ihr Publikum mit einem runden Messeauftritt zu überzeugen.

Bei jedem der genannten Schritte auf dem Weg zu Ihrem Messeauftritt finden Sie Angaben zu Zeitaufwand und anfallenden Kosten.

Schritt 1: Ziele definieren & passende Messe auswählen

» Zeitaufwand: +

» Kosten: €

Bevor Sie sich an die genaue Planung Ihres Messeauftritts machen, sollte Ihnen bewusst sein, was Sie sich von einem Messe-Auftritt erhoffen. Seien Sie dabei möglichst präzise, denn je genauer Sie Ihre Ziele umreißen können, desto konkretere und vor allem passgenauere Maßnahmen können Sie sich dafür überlegen.

Fragen, die Ihnen hierbei helfen, sind:

• Welches Absicht verfolgen Sie mit einem Messeauftritt? Möchten Sie neue Kunden gewinnen, bestehende Kontakte pflegen oder ein neues Produkt auf dem Markt vorstellen?
• Welches Publikum möchten Sie erreichen? Möchten Sie sich an versierte Branchenexperten wenden oder eher ein breites Publikum erreichen?
• Wo hält sich Ihre Zielgruppe auf? Sucht Ihre Zielgruppe eher lokale, regionale oder sogar internationale Messen auf?

Beantworten Sie diese Fragen gezielt und schreiben Sie Ihre Ergebnisse auf. Anhand Ihrer Antworten können Sie nicht nur Kriterien herausfiltern, die eine Messe, die für Sie infrage kommt, erfüllen muss. Denn halten Sie Ihre Antworten schriftlich fest, können Sie sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nutzen, etwa um das Personal vor Ort zu den Messezielen zu briefen.

Sobald Sie wissen, welche Ziele Sie erreichen möchten, geht es darum, eine Messe zu finden, mit der sie diese erreichen können. Eine Übersicht aktueller Messen bietet Ihnen beispielsweise die Webseite messen.de .

Vergessen Sie keinesfalls, einen Zeitplan zu erstellen und auch die Zuständigkeiten innerhalb Ihres Teams zu verteilen.

Beachten Sie: Je zielgenauer Ihr Publikum zu Ihrem Unternehmen passt, desto höher sind die Chancen, passende Kunden anzutreffen.

Jedoch muss Ihnen dabei auch klar sein: Je spezifischer die Messe, desto stärker müssen Sie sich von Ihren Konkurrenten absetzen. Denn eine hohe Zahl an ernstzunehmenden Konkurrenten bedeutet auch, dass diese Ihnen Ihre Kunden abwerben könnten.

Wie es Ihnen das gelingen kann, Ihre Kunden mit einem gelungenen Messeauftritt vor Ort zu überzeugen, erfahren Sie weiter unten bei den Schritten 5 und 6.

Schritt 2: Aufgaben sammeln, Zeitplan erstellen & Zuständigkeiten festlegen

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: €

Sobald Sie wissen, an welchen Messen Sie als Aussteller teilnehmen möchten, sollten Sie alle wichtigen Aufgaben sammeln, die es zuvor zu erledigen gilt. Im Folgenden haben wir Ihnen eine Checkliste mit den üblichen Punkten erstellt, die Sie problemlos individuell erweitern können:

• Messebereich buchen
• Messestand designen & Transport zur Messe organisieren
• Catering
• Infomaterial entwerfen und in Auftrag geben
• Give-Aways und Print-Werbemittel besorgen
• Visitenkarten drucken lassen
• Personal für Messestand festlegen
• Unterbringung, An- und Abreise buchen

Nutzen Sie unsere Checkliste für die Organisation und Planung Ihres Messestandes. Hier als PDF herunterladen.

Bevor Sie sich mit den Details für Ihren Messestand beschäftigen, sollten Sie keinesfalls darauf verzichten, einen Zeitplan zu erstellen. Dazu dient die oben angelegte Spalte „Frist“. Denn damit bauen Sie sich ein zeitliches Gerüst, das Ihnen Orientierung bietet und anzeigt, wo Sie sich mit Ihrer Planung in etwa befinden, ob Sie etwas aufholen müssen oder möglicherweise sogar einen Puffer haben.

Wenn Sie den Messeauftritt im Team organisieren, sollten Sie auch Zuständigkeiten festlegen und notieren. So behalten Sie im Überblick, wer wofür zuständig ist. Außerdem können Sie so verhindern, dass wichtige Aufgaben unter den Tisch fallen und Ihnen möglicherweise etwas Wichtiges für Ihren Messestand fehlt.

Tipp: Denken Sie auch daran, das Budget im Blick zu behalten. Notieren Sie sich am besten in unserer Vorlage rechts oben das insgesamt verfügbare Budget und notieren Sie sich mittels Kostenvoranschlägen, welche Kosten pro Organisationspunkt auf Sie zukommen.

Schritt 3: Personal festlegen & Reise planen

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: €

Dieser Schritt sollte möglichst früh erfolgen: Legen Sie das Personal für Ihren Messeauftritt fest. Dabei gilt es natürlich immer zu überlegen, welche Ziele Sie mit dem Auftritt verfolgen und welche Mitarbeiter beim Erreichen der Ziele mithelfen können oder sogar entscheidend dafür sind.

Um einen souveränen Auftritt sicherzustellen, planen Sie am besten genau, welche Kollegen am Messeauftritt Ihres Unternehmens mitwirken sollen.

Tipp: Sollte es möglich sein, ist es natürlich auch immer eine sehr gute Gelegenheit für Trainees oder Auszubildende an einer Messe teilzunehmen und so für künftige Messeauftritte geschult zu werden.

Sobald Sie wissen, welche Mitarbeiter zur Messe fahren, sollten Sie sich zügig um Unterbringung und Reisebuchung kümmern. Denn insbesondere bei großen Messen sind Hotels schnell ausgebucht und die Kosten können in die Höhe schießen. Deshalb sollten Sie diese Aufgabe am besten so früh wie möglich erledigen.

Schritt 4: Messeauftritt kommunizieren

» Zeitaufwand: +

» Kosten: € €

Wenn alle wichtigen Grundlagen erledigt sind, können Sie sich bei der Planung Ihres Messeauftritts um die nötige PR kümmern: Wichtig ist, dass Sie Ihre Teilnahme an der Messe nach außen kommunizieren. Denn nur so erfahren mögliche Kunden davon im Vorfeld und können einen Besuch an Ihrem Messestand gezielt einplanen.

Als Kanäle für das Kommunizieren Ihres Messeauftritts eignen sich:

• Ihre Website
• Hinweise im Newsletter
• Promotion über soziale Medien
• Pressemitteilungen
• Blog- oder Magazineinträge
• persönliche Messe-Einladungen für wichtige Kontakte
• Pressemappen für Journalisten
• Partner und Dienstleister als Multiplikatoren

Bei der Ankündigung Ihres Messeauftritts sollten Sie die folgenden Fehler unbedingt vermeiden:

• den Messeauftritt zu spät kommunizieren: Möchten Sie, dass Partner, Dienstleister und Kunden Ihren Messestand besuchen, müssen Sie das rechtzeitig ankündigen. Denn andernfalls kann es schnell passieren, dass die Terminkalender Ihrer Zielgruppe schon längst belegt sind.
• Pressemitteilung ohne Mehrwert: Verlassen Sie sich nicht auf eine reine Ankündigung Ihres Messeauftritts. Nennen Sie dem Leser die Gründe, weshalb er Ihren Messestand aufsuchen sollte: Stellen Sie zum Beispiel ein neues Produkt oder eine besondere Dienstleistung vor? Machen Sie Ihren Leser neugierig und nennen Sie ihm triftige Gründe, warum ein Besuch von Vorteil für ihn ist.

Schritt 5: Messestand planen & organisieren

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: € € €

Beim Design für Ihren Messestand gilt: Achten Sie darauf, dass er Ihren Zielen, aber auch denen Ihrer Kunden entspricht. Möchten Sie zum Beispiel den Kontakt für gezielte Kundengespräche ermöglichen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Messestand genug Raum und auch Sitzmöglichkeiten bietet. Gleichzeitig sollten Sie aber auch das Ziel Ihrer Kunden nicht aus den Augen verlieren: Meist liegt es darin, Neues zu erfahren. Achten Sie also darauf, dass die Architektur Ihres Messestandes Ihren Kunden genug Platz bietet, um sich angemessen über Ihre Angebote zu informieren.

Zudem ist es auch wichtig, dass Ihr Messestand Ihr Unternehmen repräsentiert und vor allem Ihren Messezielen dienlich ist. Wenn Sie etwa ein neues Produkt vorstellen, sollte dieses im Mittelpunkt der Standplanung stehen. In diesem Fall sollten Sie dafür sorgen, dass es für Besucher einfach zugänglich ist und Ihre Kunden es, sofern möglich, auch vor Ort testen können.

Tipp: Beachten Sie auch immer die Angaben des Messeveranstalters zu den Vorgaben für Messestände!

Planen Sie Ihren Messestand so, dass er Ihren Messezielen dienlich ist.

Noch ein Tipp: Denken Sie auch daran, den Transport Ihres Messestands zur Messe sicherzustellen. Am besten besprechen Sie mit dem Hersteller Ihres Messestands, ob Lieferung und Aufbau in Ihrem Ausstellungsbereich möglich sind.

Schritt 6: Messeauftritt planen

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: € €

Vor Ort sollten Sie Ihre Kunden nicht nur mit neuen Produkten oder Dienstleistungen überzeugen, sondern auch mit einem rundum gelungenen Messeauftritt. Wichtig ist, dass Kunden an Ihrem Messestand nicht nur gut informiert sind, sondern im besten Fall eine echte Bindung zu Ihrem Unternehmen aufbauen. Zugegeben, das geschieht in erster Linie durch überzeugende Produkte. Trotzdem besteht die Möglichkeit, einen besonders guten Eindruck zu hinterlassen, indem Sie die folgenden Punkte beherzigen und damit Pluspunkte sammeln:

• Stellen Sie Infomaterial bereit: Ideal sind Broschüren oder Whitepaper, die Ihre Besucher mitnehmen können. Auch Visitenkarten sollten für jeden Besucher bereitstehen, der Interesse an einer Kontaktaufnahme hat. Stellen Sie zudem am besten auch eine Box auf, in der Interessenten ihre eigenen Visitenkarten hinterlassen können.
• Snacks & Getränke anbieten: Wenn Ihr Kundenkreis Ihnen besonders wichtig ist oder aber Sie sich in einem sehr hochpreisigen Segment bewegen, sollten Sie Ihren Kunden auf jeden Fall Snacks und Getränke anbieten. So werden Ihre Besucher nicht nur Ihre Produkte in Erinnerung behalten, sondern auch den Eindruck, umsorgt worden zu sein. Wenn Sie sich dafür entscheiden, sollten Sie daran denken, einen Caterer zu beauftragen.
• Rahmenprogramm planen: Nutzen Sie Ihren Messeauftritt beispielsweise, um eine besondere Dienstleistung vorzustellen, ist es sinnvoll, Ihren Besuchern die Möglichkeit zu bieten, sich intensiver damit auseinanderzusetzen. Das kann zum Beispiel das Angebot einer individuellen Beratung sein. Beachten Sie dabei aber auch, dass Ihr Messestand die entsprechenden Voraussetzungen bieten sollte. Geht es etwa um diskrete Dinge wie die Finanzen, sollte Ihr Messestand zum Beispiel über eine kleine, separate Sitzecke verfügen.
• Werbemittel: Nicht zuletzt sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um Ihren Besuchern auch nach der Messe noch in Erinnerung zu bleiben. Dafür eignen sich nicht nur Visitenkarten und Broschüren sehr gut, sondern auch Werbemittel. Denn auf einer Messe sind Schreibmaterialien in Form von Papierblöcken und Notizbüchern nicht nur gern gesehen: Besucher erwarten sie mittlerweile auch schon. Nutzen Sie deshalb die Gelegenheit und bieten Sie Ihren Besuchern Schreibmaterial, das gleichzeitig für Sie als Werbemittel dienlich ist. Hier eine kleine Auswahl unserer Werbemittel für Ihren Messeauftritt:

SPIRALBLOCK A5 Zum Spiralblock >

Greta Zum Werbemittel >

Tacoma A5 Zum Notizbuch >

Schritt 7: Die Messe nachbereiten

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: €

Nach der Messe ist vor der Messe: Um Ihre Investition in den Messeauftritt ganz auszuschöpfen, ist es sinnvoll, dass Sie sich mit Ihrem Team nochmals zusammensetzen und Ihren Messeauftritt reflektieren.

Überlegen Sie gemeinsam,

• was besonders gut gelungen ist,
• aber auch an welcher Stelle Sie möglicherweise für die nächste Messe-Organisation etwas dazugelernt haben.

So können Sie nicht nur erkennen, welche Potenziale Sie möglicherweise noch nutzen können, sondern auch aus bisherigen Fehlern lernen, die Sie beim nächsten Mal nicht wieder begehen. Notieren Sie sich Ihre Ergebnisse am besten und bewahren Sie sie für Ihre nächste Messeplanung gut auf.

Überzeugen Sie Ihr Publikum

Wir hoffen, unsere Tipps helfen Ihnen dabei, einen rundum gelungenen Messeauftritt hinzulegen. Auf der Suche nach hochwertigen Werbemitteln, Briefpapier, Einladungskarten und Kundengeschenken werden Sie übrigens in unserem Online-Shop fündig. Wir freuen uns auf Sie!

Das könnte Sie auch interessieren:

• „So gestalten Sie den perfekten Firmenkalender für Geschäftspartner, Kunden und Co.“
• „Jubiläum, Geburtstag und Co.: So gratulieren Sie Ihren Geschäftspartnern richtig“
• „Zum Firmenjubiläum: 12 Geschenkideen für jeden Geschmack“

Bildnachweis: Titelbild: © gettyimages/PeopleImages, Bild 1: © gettyimages/damircudic, Bild 2: © gettyimages/tostphoto, Bild 3: © gettyimages/Tempura, Produktbilder: © RAAB-Verlag.