Kundenevent planen: So organisieren Sie eine erfolgreiche Veranstaltung [mit Checkliste]
Ein gut geplantes Kundenevent hilft Ihnen, Ihre Kundenbindung zu stärken. Erfahren Sie, worauf Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung achten sollten. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Checkliste stellen Sie ein erfolgreiches Kundenevent auf die Beine, an das sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer noch lange gerne erinnern.
Inhalt:
- Vorab: Erstellen Sie ein Konzept für Ihr Kundenevent
- Organisation: So planen Sie Ihr Kundenevent Schritt für Schritt
- Jetzt Checkliste herunterladen und die perfekte Kundenveranstaltung planen
Vorab: Erstellen Sie ein Konzept für Ihr Kundenevent
Hilfreich für die Planung Ihres Kundenevents ist es, zunächst ein Konzept zu erstellen. Darin halten Sie alle wichtigen Zielsetzungen und Maßnahmen der Kundenveranstaltung fest:
- Ziele
- Zielgruppe
- Aufhänger/Motto
- Termin
- Budget
- Zuständigkeiten bei der Planung
Außerdem sollten Sie sich überlegen, was Ihnen bei der Nachbereitung Ihres Events hilft. Mit welchen Kriterien messen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung? Eine Möglichkeit ist es, je nach Art Ihres Events, den Gästen einen kurzen Feedbackbogen zukommen zu lassen. Fragen Sie nach ihrer Meinung hinsichtlich Rahmen, Programm, Qualität der Vorträge und Ähnlichem.
Nicht ohne gründliche Planung: Ein gutes Konzept hilft Ihnen bei der Event-Planung.
Ziele und Zielgruppe Ihres Kundenevents festlegen
Gesicht zeigen statt Anonymität wahren: Mit einem sorgfältig organisierten Kundenevent treten Sie in persönlichen Kontakt mit Ihren Kunden und sprechen sie auch emotional an. Eine Kundenveranstaltung bietet Ihrem Unternehmen daher viele Vorteile: Sie pflegen Kundenkontakte, stärken die Kundenbindung und werben nebenbei (unaufdringlich) für Ihre Produkte oder Dienstleistungen.
Um das Beste aus Ihrer Veranstaltung herauszuholen, sollten Sie zunächst sich überlegen, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen. Mit einem Kundenevent können Sie unterschiedliche Ziele verfolgen:
- Geschäftseröffnung oder Büroeinweihung feiern
- Kontakte zu potenziellen Kunden schaffen
- Kontakte mit bestehenden Kunden pflegen
- Ihr Markenimage fördern
- die zwischenmenschlichen Beziehungen zu Ihren Top-Kunden vertiefen
- Insider-Tipps und -Informationen an Ihre Top-Kunden weitergeben
- eine neue Geschäftsidee/ein neues Unternehmen vorstellen
- den Verkauf von bestehenden und potenziellen Leistungen fördern
Tipp: Legen Sie auch Kriterien fest, durch die Sie nach der Veranstaltung den Erfolg überprüfen können. Eine Nachbereitung Ihres Kundenevents ist wichtig, um herauszufinden, was gut funktioniert hat – und was Sie das nächste Mal optimieren sollten.
Je nachdem, welches Ziel Sie festlegen, ergibt sich daraus die Zielgruppe Ihres Kundenevents. Zum Beispiel langjährige, besonders treue Kunden oder auch Personen, die als potenzielle Kunden in Frage kommen.
Ideenfindung: Den Aufhänger für Ihr Event finden
Als nächstes geht es an die Suche nach einer geeigneten Idee für Ihr Event. Welche Art Veranstaltung die richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa Ihrer Branche. Ein junges Start-Up feiert ein anderes Kundenevent als ein Anwaltsbüro oder eine Privatbank.
Um gute Ideen zu entwickeln, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Zu welchem Anlass planen Sie Ihr Kundenevent? – Sie wollen zum Beispiel Ihr 50jähriges Firmenjubiläum feiern oder einen Tag der offenen Tür ausrichten.
- Was ist der Zweck (das Ziel) Ihres Events? – Ein neues Produkt vorstellen, engere persönliche Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen oder ähnliches.
- Wie groß ist der Personenkreis, der zum Event eingeladen werden soll? – Nur langjährige Kunden oder den gesamten Kundenstamm.
Ein paar Beispiele: Wenn Sie eine große Anzahl an Personen bewirten möchten, eignet sich möglicherweise ein Sommerfest auf Ihrem Firmengelände oder eine Party in einer attraktiven Event-Location (Bar, Dachterrasse, Partyboot). Wenn es darum geht, engere Beziehungen zu einer ausgewählten Gruppe an langjährigen Kunden herzustellen, können Sie auch zu einer kulturellen Veranstaltung, etwa einem gemeinsamen Opernbesuch, einladen.
Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Entscheiden Sie, welche Art von Veranstaltung und welcher Rahmen für die Kunden Ihres Unternehmens in Frage kommt.
Gründe zu feiern gibt es viele – was ist der Anlass Ihres Kundenevents?
Tipp: Prüfen Sie rechtzeitig die Umsetzbarkeit Ihrer Ideen. Fragen Sie bei den Dienstleistern oder Locations, die Sie buchen möchten, frühzeitig an. Holen Sie Angebote ein und klären Sie, ob Sie möglicherweise Genehmigungen benötigen (etwa, wenn Sie ein Feuerwerk planen). Nur so können Sie Ihr Event sinnvoll planen.
Einen Termin finden
Finden Sie rechtzeitig einen geeigneten Termin für Ihr Kundenevent. Sie sollten Ihre Gäste rund ein halbes Jahr im Voraus informieren, um sicher zu gehen, dass diese an Ihrem Event auch teilnehmen können.
Tipp: Bei großen Events und Feierlichkeiten ist ein Freitagabend eine gute Wahl, da der nachfolgende Tag kein regulärer Arbeitstag ist. So können Ihre Kunden entspannt mit Ihnen feiern.
Wichtig ist auch, Feiertage und Großereignisse, etwa die Fußball-WM, im Blick zu haben, um Überschneidungen zu vermeiden.
Ihr Budget festlegen
Haben Sie den groben Rahmen Ihrer Kundenveranstaltung definiert, müssen Sie noch eine wichtige Frage klären: Welches Budget steht Ihnen für das Event zur Verfügung?
Wichtig: Wenn Sie sich an die konkrete Planung machen, behalten Sie Ihr Budget immer im Blick. Sollte bereits die Location einen großen Teil des Budgets verschlingen, müssen Sie vermutlich bei Catering oder Musik Abstriche machen.
Zuständigkeiten bei der Planung Ihres Kundenevents
Steht Ihr Konzept im Großen und Ganzen, sollten Sie festlegen, wer in Ihrer Firma für die einzelnen Planungsschritte zuständig ist. Wer besichtigt geeignete Locations, wer bucht das Catering? Klar verteilte Rollen machen die Planung um einiges leichter.
Gemeinsam plant es sich leichter: Teilen Sie sich die Zuständigkeiten bei der Eventplanung auf.
Organisation: So planen Sie Ihr Kundenevent Schritt für Schritt
Sobald Ihr Eventkonzept steht, geht es an die konkrete Planung und Organisation. Lesen Sie hier, wie Sie am besten schrittweise vorgehen.
Schritt 1: Gästeliste erstellen
Wer soll zu Ihrem Event eingeladen werden? Sind nur Ihre Kunden oder zum Beispiel auch deren Partner eingeladen? Fürs erste hilft Ihnen die geschätzte Anzahl an Gästen für Ihre grobe Planung (etwa, um die Größe der Location festzulegen). Sobald Sie nach Versand der Einladungskarten die Teilnahmebestätigungen der Gäste erhalten haben, können Sie die Gästeliste anpassen und die konkrete Gästezahl der Location und den Dienstleistern, etwa dem Catering-Unternehmen, mitteilen.
Schritt 2: Location finden
Wenn Sie festgelegt haben, wie viele Gäste eingeladen werden, müssen Sie einen Veranstaltungsort finden, der genügend Kapazitäten aufweist und zugleich den passenden Rahmen bietet. Wenn Ihr Firmensitz einen Garten oder geeignete Räumlichkeiten hat, können Sie Ihr Event dort organisieren und sparen sich die Suche nach einer guten Location.
Im Firmengebäude, in einer angesagten Bar oder auf dem Oktoberfest: Welche Location eignet sich für Ihr Event?
Schritt 3: Motto festlegen
Ihr Unternehmen feiert 250. Geburtstag? Sie haben ein neues Produkt auf den Markt gebracht? Der Anlass Ihrer Feier bestimmt auch das Motto. Sie müssen zwar kein offizielles Motto verkünden, Ihnen hilft es aber bei der internen Planung des Kundenevents. Denn nach dem Motto, sei es „Jubiläum“, „Sommerfest“ oder „zwangloses Netzwerken“, richtet sich auch der Stil Ihrer Feier sowie der Dekoration und der Einladungskarten.
Schritt 4: Dienstleister buchen
Ob Catering, Florist oder DJ – fragen Sie rechtzeitig bei den gewünschten Dienstleistern an. Gerade in den Sommermonaten, wenn viele Hochzeiten stattfinden, können Event-Dienstleister schnell ausgebucht sein. Überlegen Sie sich daher immer auch eine geeignete Alternative.
Schritt 5: Catering organisieren
Der Erfolg Ihres Kundenevents hängt zu einem nicht unbedeutenden Teil auch von den leiblichen Genüssen ab, die Sie Ihren Gästen bieten. Wer von einer Veranstaltung hungrig oder durstig nachhause geht, wird das Event sicherlich nicht in der allerbesten Erinnerung behalten. Daher muss neben Location und Rahmenprogramm auch die Verpflegung den Ansprüchen genügen – oder diese sogar übertreffen, um nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen. Bei einem kleineren Event oder einer Veranstaltung, bei der das Netzwerken im Mittelpunkt steht, ist ein Buffet immer eine gute Idee. Bei einem großen und exklusiven Kundenevent sorgen mehrgängige Menüs an festlich gedeckten Tischen für den richtigen Eindruck.
Lockere Atmosphäre: Am Buffet kommen Ihre Gäste automatisch ins Gespräch.
Schritt 6: Einladungskarten versenden
Ihre Gästeliste (ggf. samt Zusatzperson) haben Sie bereits erstellt. Nun geht es daran, die Einladungen an Ihre Gäste zu verschicken. Wählen Sie eine stilvolle Einladungskarte, die zur Ausrichtung Ihres Kundenevents passt.
Diese Angaben sollten in Ihrer Einladung zu finden sein:
- Name des Empfängers
- Anlass
- Termin
- Adresse der Location, gegebenenfalls mit Anfahrtsskizze oder Beschreibung
- Angaben, ob eine Begleitung mitgebracht werden kann
- Informationen zum Dresscode
- Angaben zum Motto oder Programm der Feier
- Bitte um Rückmeldung (inklusive Frist sowie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse)
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Übrigens: Mit unserem Online-Konfigurator können Sie Ihre eigenen Karten gestalten. Wählen Sie unsere Blankokarten im Quer- oder Hochformat und erstellen Sie Ihre individuellen Einladungen zum Kundenevent.
Schritt 7: Programm im Detail planen
Im Groben haben Sie sich schon überlegt, wie Sie Ihre Kundenveranstaltung gestalten möchten. Jetzt können Sie in die Details gehen und die einzelnen Programmpunkte festlegen und einen Zeitplan machen. Soll es einen Sektempfang geben? Ein Unterhaltungsprogramm? Vorträge? Erstellen Sie einen Ablaufplan, der alle wichtigen Punkte festhält. Denken Sie auch an das Briefing aller Beteiligten, vom Caterer bis zum DJ, damit alles nach Plan verläuft.
Jetzt Checkliste herunterladen und die perfekte Kundenveranstaltung planen
Nun haben Sie einen Überblick über alle Maßnahmen, die für die Planung eines erfolgreichen Kundenevents wichtig sind.
Zur praktischen Übersicht können Sie auch unsere Checkliste (PDF) zur Planung Ihrer Veranstaltung herunter. Diese hilft Ihnen bei der Organisation des perfekten Kundenevents!
Und sollte der Organisationssaufwand für Ihr Kundenevent doch zu groß sein, dann lohnt es sich, die Hilfe von echten Eventprofis einzuholen. Viele Eventagenturen haben sich auf Kundenevents spezialisiert und wissen, worauf es bei der Organisation ankommt. Informieren Sie sich, welche geeigneten Dienstleister es in Ihrer Nähe gibt. Prüfen Sie unbedingt, ob die Kosten für die professionelle Eventplanung in Ihren Budgetrahmen passen.
Sie interessieren sich für weitere Wege, neue Kunden zu finden beziehungsweise die Kundenbindung zu stärken?
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