Firmenjubiläum planen: stressfreie Organisation in nur 9 Schritten

Ein Firmenjubiläum beweist, dass es Ihrem Unternehmen gelungen ist, Ihr Unternehmen über die Jahre hinweg erfolgreich zu führen. Damit Sie Ihr Firmenjubiläum möglichst stressfrei und richtig planen können, verraten wir Ihnen alle wichtigen Punkte, die Sie beachten sollten. Plus: hilfreiche Event- und Budgettipps!

• Schritt 1: Zeitplan erstellen
• Schritt 2: Budgetrahmen definieren
• Schritt 3: Zuständigkeiten festlegen
• Schritt 4: Gästeliste erstellen
• Schritt 5: Termin der Feier festlegen
• Schritt 6: Location & Verpflegung buchen
• Schritt 7: Einladungen versenden
• Schritt 8: Programm festlegen
• Schritt 9: Deko besorgen

Schritt 1: Zeitplan erstellen

Ganz gleich, ob Sie ein 5- oder 250-jähriges Firmenjubiläum feiern: Beginnen Sie rechtzeitig mit Ihrer Planung. Das heißt konkret:

• Firmenjubiläen im kleineren Kreis: Dazu gehören Feiern wie 5-, 10- oder 20-jährige Jubiläen im Rahmen von bis zu 100 Personen. Hier sollten Sie etwa sechs bis neun Monate vorher mit der Planung beginnen.
• Firmenjubiläen im größeren Kreis: Bei großen Jubiläumsfeiern, zum Beispiel bei einem 70- oder 100-jährigen Jubiläum, das Sie als großes Event planen möchten, sollten Sie je nach Ausmaß der Feierlichkeiten und Aktionen schon ein bis zwei Jahre vorher mit der Planung beginnen, wie Kreativchef der Eventagentur Uniplan, Tobias Stupeler rät. Der Grund: Solche Jubiläen feiern häufig große Unternehmen, bei denen verschiedene Freigabeschleifen durch Geschäftsführung und Vorstand anfallen.

Schritt 2: Budgetrahmen definieren

• Zeitaufwand: gering
• Kosten: keine

Damit Sie die Planung Ihres Firmenjubiläums von Anfang an richtig in Angriff nehmen können, sollten Sie zuvor aber unbedingt Ihren Budgetrahmen für die Feier definieren. Sprechen Sie sich am besten mit Geschäftsführung und Controlling ab, wie viel Budget vorgesehen ist. Davon sollten Sie sicherheitshalber 15 bis 20 Prozent als Puffer für den Fall zur Seite legen, dass während der Planung unvorhergesehene Ausgaben auf Sie zukommen.

Grundsätzlich gilt: Je früher Sie mit der Planung Ihres Firmenjubiläums beginnen, desto günstiger sind die Preise für Location und Catering. Aber auch bei kleinen Präsenten oder Deko-Dienstleistungen müssen Sie mit Aufpreisen rechnen, wenn Sie kurzfristige Leistungen benötigen.

Beachten Sie: Möchten Sie die Feier Ihres Firmenjubiläums steuerlich absetzen, sollten Sie darauf achten, dass die Ausgaben pro Kopf den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen. Sind auch Ehepartner oder andere Familienangehörige eingeladen, gilt das auch für sie. Wenn Sie nach weiteren Tipps zur steuerlichen Behandlung Ihres Firmenjubiläums suchen, finden Sie im Steuerratgeber der Haufe-Akademie weiterführende Informationen.

Schritt 3: Zuständigkeiten festlegen

• Zeitaufwand: gering
• Kosten: keine

Organisieren Sie das Firmenjubiläum als Team, ist es wichtig, dass Sie die Zuständigkeitsbereiche zuteilen. Geben Sie die Aufgaben am besten jeweils an diejenige Person, die sich damit am besten auskennt.

Wenn Sie für Ihr Unternehmen das Firmenjubiläum planen, sollten Sie Zuständigkeiten verteilen, damit keine Aufgaben unter den Tisch fallen.

Beachten Sie aber auch, dass wichtige Aufgaben nicht mit Abwesenheiten wie Urlaubsplanung oder Geschäftsreisen der Zuständigen zusammenfallen. Sprechen Sie sich am besten ab und definieren Sie auch feste Fristen, bis wann die Aufgaben erledigt sein müssen.

Schritt 4: Gästeliste erstellen

• Zeitaufwand: mittel
• Kosten: keine

Sind die Zuständigkeiten zugeteilt, können Sie die Gästeliste erstellen. Klären Sie vorab mit der Geschäftsführung, wer zur Feier des Firmenjubiläums eine Einladung erhalten soll. Grundsätzlich feiern Sie das erfolgreiche Bestehen Ihres Unternehmens, deshalb ist es eine schöne Geste Personen einzuladen, die aktuell am Erfolg mitwirken oder auch in der Vergangenheit dazu beigetragen haben.

Sinnvolle Kontakte sind:

• Mitarbeiter (und je nach Wunsch auch deren Partner und Kinder)
• Geschäftspartner
• Geschäftsfreunde und wichtige Business-Kontakte
• ehemalige Mitarbeiter
• andere Freunde und Bekannte

Beachten Sie: Je nachdem, in welchem Kreis Sie feiern möchten, bestimmt das maßgeblich die Atmosphäre der Feier. Beabsichtigen Sie eine lockere Atmosphäre, reicht es, Mitarbeiter und deren Angehörige einzuladen. Möchten Sie dagegen eine große, offizielle Jubiläumsfeier veranstalten, die „Business“ ruft, sollten Sie auch an Geschäftspartner und wichtige Kunden eine Einladung versenden.

Schritt 5: Termin der Feier festlegen

• Zeitaufwand: gering
• Kosten: keine

Sobald geregelt ist, wie und mit wem Sie feiern möchten, betrifft der nächste Punkt Ihrer Planung den Termin. Ideal ist es, wenn Sie die Feier genau an dem Tag abhalten können, an dem Ihr Unternehmen sein Firmenjubiläum hat. Trotzdem können zum Beispiel Wochenenden oder Feiertage dem im Weg stehen.

Für die Feier Ihres Firmenjubiläums bietet sich grundsätzlich ein Freitag sehr gut an.

Für diesen Fall ist es wichtig, dass Sie nach einem passenden Alternativtermin für die Feier suchen, der nicht zu weit vom eigentlichen Jubiläumsdatum entfernt ist. Beachten Sie außerdem Folgendes:

• Grundsätzlich ist ein Freitagabend eine gute Wahl, weil das Wochenende beginnt und die Feierlichkeiten auch etwas länger andauern können, wenn der nachfolgende Tag kein regulärer Arbeitstag ist. Vor allem große Events sollten Sie deshalb am besten auf einen Freitagabend legen.
• Bei kleineren Feiern können Sie auch einen Abendtermin unter der Woche wählen.

Versuchen Sie am besten zwei bis drei Termine zu finden, die infrage kommen. Denn sollte doch etwas gegen Ihren Wunschtermin sprechen (wie die Verfügbarkeit der Location), sind Sie mit einem Ausweichtermin gut vorbereitet und müssen sich nicht noch einmal Gedanken machen.

Wichtig: Vergessen Sie nicht zu prüfen, wie es zeitlich bei der Geschäftsführung und gegebenenfalls auch dem Vorstand aussieht. Denn eine Jubiläumsfeier, bei der der Gastgeber wegen einer sehr wichtigen Dienstreise fehlt, ist ein deutliches No-Go.

Schritt 6: Location & Verpflegung buchen

• Zeitaufwand: mittel
• Kosten: mittel – hoch

Bei der Wahl von Location und Catering kommt es darauf an, wie Sie sich den Rahmen der Jubiläumsfeier vorstellen. Wichtige Fragen sind:

• Sind Sie bereit, zusätzlich Geld für eine externe Location in die Hand zu nehmen oder möchten Sie lieber in den Firmenräumlichkeiten feiern?
• Ist es Ihnen ein Anliegen, Ihre Geschäftspartner und Kunden zu beeindrucken oder ist Ihnen eine nette Feier im kleineren Kreise lieber?

Je nachdem, in welchem Kreis Sie feiern, können Sie entweder ein lockeres Sommerfest mit Grillbuffet veranstalten oder aber bei einem offizielleren Event ein Catering organisieren.

Je nachdem, wie Sie diese Fragen beantworten, können ganz unterschiedliche Arten von Feiern für Sie infrage kommen: vom sommerlichen Grillen mit Bierbänken und Eiscreme-Truck bis hin zu einer gehobenen Abendveranstaltung mit Catering und DJ. Die Wahl ist Ihre, achten Sie aber darauf, dass Ihr Konzept immer mit Ihren Zielen für die Feier übereinstimmt. Zu Ihren Zielen können die folgenden zählen:

• den Kundendialog stärken und die Kundenbindung erhöhen
• Neukunden gewinnen
• Mitarbeiterbindung stärken
• mediale Aufmerksamkeit erlangen und das Unternehmensimage verbessern

Bei allen Zielen gilt: Achten Sie darauf, dass das Konzept Ihrer Jubiläumsfeier Ihren Zielen entspricht und dazu beiträgt, sie zu erreichen.

Sie sollten Ihre Feiernicht nur branchengerecht gestalten, sondern auch so, dass sie zu Ihrem Unternehmen passt. Feiert ein Unternehmen aus der Kreativbranche ein Jubiläum, kann die Feier weitaus lockerer gestaltet sein als etwa bei einer Anwaltskanzlei: Während bei einer Marketingagentur eine Party im Stehen mit DJ und Drinks passend sein kann, kommt für eine Anwaltskanzlei eher ein feines Abendessen in Frage. Behalten Sie das im Hinterkopf.

Sobald Sie eine Wahl getroffen haben, sollten Sie sich zügig um Location und Catering kümmern und prüfen, ob die Dienstleister an dem von Ihnen bevorzugten Termin verfügbar sind. Als Location wählen Sie am besten einen Ort, der gut zu erreichen ist, im besten Fall auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln. In puncto Verpflegung sollten Sie daran denken, auch vegetarische Alternativen anzubieten.

Wichtig: Achten Sie unbedingt darauf, die Versammlungsstättenverordnung einzuhalten. Je nach Bundesland gelten hier unterschiedliche Vorgaben, zu denen Sie sich auf der Website eventfaq.de informieren können. Ähnliches gilt auch bei der Brandschutzverordnung: Dazu können Sie sich auf der Website brandschutzbeauftragter.de ausgiebiger informieren.

Schritt 7: Einladungen versenden

• Zeitaufwand: mittel
• Kosten: gering – mittel

Wenn Ihr Termin steht und Location sowie Verpflegung gebucht oder organisiert sind, können Sie die Einladungskarten für Ihre Feier versenden. Nutzen Sie dafür die Gästeliste, die Sie zuvor erstellt haben (siehe Schritt 4). In unserem Online-Shop finden Sie eine Auswahl an passenden Einladungskarten für die Feier Ihres Firmenjubiläums, die nicht nur aus hochwertigem Papier bestehen, sondern auch umweltfreundlich gedruckt sind. Hier eine Auswahl:

Jubiläumskranz Zur Einladungskarte >

Erlebnisreiche Jahre Zur Einladungskarte >

Onset Zur Karte >

Die folgenden Angaben sollte Ihre Einladung enthalten:

• Name des Empfängers
• Anlass
• Termin
• Adresse der Location, gegebenenfalls mit Anfahrtsskizze oder Beschreibung
• besonderer Anreiz fürs Kommen
• Angaben dazu, ob es erlaubt ist, eine Begleitung oder Kinder mitzunehmen
• Bitte um Rückmeldung inklusive Frist und Telefon oder E-Mail-Adresse für die Rückmeldung

Beachten Sie: Planen Sie eine gehobene Abendfeier oder eine Cocktailparty, sollten Sie auch den entsprechenden Dresscode („festlich-elegant“ oder „Cocktail“) auf der Einladung angeben.

Schritt 8: Programm festlegen

• Zeitaufwand: mittel
• Kosten: keine – mittel

Diese Programmpunkte sollten keinesfalls fehlen, wenn Ihr Unternehmen ein Firmenjubiläum feiert:

• Empfang
• Eröffnungsrede der Geschäftsführung
• Firmenrückblick oder ein Rückblick auf die Zeit seit dem letzten Jubiläum sowie Ausblick auf künftiges Bestehen
• Dank und Lob an alle Mitwirkenden

Zudem ist es immer schön, wenn die Gäste bei einer Jubiläumsfeier nicht nur dem reinen Small Talk verschrieben sind, sondern Sie Ihnen ein rundes Konzept für die Feierlichkeiten bieten. Mögliche Ansatzpunkte sind:

• Erstellung der bisherigen Firmengeschichte inklusive wichtiger Meilensteine: auf Stellwänden ausgedruckt oder als Broschüre
• Fotografie: Fotowand oder Fotobox mit Accessoires, Fotograf bei gehobener Atmosphäre
• Musik: Playlist, DJ, Band, klassisches Quartett, Jazz-Ensemble
• Showeinlagen: Akrobaten, Koch- oder Tanzshow
• ausgefallene Programmpunkte: (Winter-)Grillen mit Schwedenfeuer, Feuerwerk, Pyro-Show
• Charity-Aktion: Sammeln von Spenden für ein wohltätiges Projekt

Ganz gleich, wofür Sie sich entscheiden: Denken Sie auch daran, die entsprechenden Einlagen, Aktivitäten oder Kulissen rechtzeitig zu buchen oder zu bestellen. Denken Sie dabei auch daran, Punkte wie die technischen Gegebenheiten vor Ort und die Vorgaben der Location zu berücksichtigen.

Schritt 9: Deko besorgen

• Zeitaufwand: gering
• Kosten: mittel – hoch

Bei der Deko gilt: Orientieren Sie sich an Ihren Unternehmensfarben. Sie gehören zur Identität Ihres Unternehmens, die bei den Feierlichkeiten im Fokus steht. Abgesehen von den eigenen Unternehmensfarben eignen sich Gold und Silber bestens bei Jubiläumsfeiern. Sie können sie jederzeit problemlos in Ihr Farbkonzept einbeziehen.

Nutzen Sie Ihre Unternehmensfarben für das Farbkonzept Ihrer Feier.

Als schöne Elemente für die Dekoration Ihrer Location können Sie je nach Ausrichtung der Party die folgenden Elemente nutzen:

• lockere Atmosphäre: Luftschlangen, Konfetti, Lichterketten, Wunderkerzen, Heliumluftballons mit der Jubiläumszahl, Girlanden, Lampions, Sternmotive, Laternen, Windlichter
• gehobene Atmosphäre: Blumengestecke oder Kränze, gedimmte Beleuchtung, Kerzen, Kerzenleuchter, Tischdecken, Stoffservietten, Serviettenringe, Platzteller

Beachten Sie: Überlegen Sie sich, ob Sie die Dekoration tatsächlich kaufen möchten, um sie nochmals zu verwenden. Sollte das nicht der Fall sein, besteht auch die Option, Deko-Elemente bei einem Deko-Verleih zu mieten. Insbesondere für Mobiliar wie Stehtische, Deko-Säulen oder größere Lampen kann das eine kostengünstige Option sein.

Feiern!

Für die Feier Ihres Firmenjubiläums wünschen wir Ihnen nicht nur viel Erfolg, sondern vor allem auch viel Spaß und eine schöne Zeit!

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