Die Anrede in Geschäftspost: Briefe, Karten & E-Mails richtig formulieren
Die Bandbreite der Anreden in geschäftlicher Korrespondenz ist groß: Sie reicht vom formellen „Sehr geehrter Herr“ bis zum saloppen „Hi“ – und wirft in ihrer korrekten Anwendung so einige Fragen auf. Hier erfahren Sie die wichtigsten Tipps zur perfekten Business-Anrede. Plus: Konkrete Beispiele für eine höfliche Anrede – auch auf Englisch.
Das erwartet Sie in diesem Artikel
- Die korrekte Anrede – und warum sie so wichtig ist
- 3 Arten der geschäftlichen Anrede mit Beispielen
- Noch mehr Tipps zur perfekten Anrede
- Unbedingt vermeiden: Fehler bei der Anrede in E-Mail und Brief
- Anrede auf Englisch: 3 Beispiele für Formulierungen
Die korrekte Anrede – und warum sie so wichtig ist
Wir schreiben tagtäglich unzählige geschäftliche E-Mails oder auch Briefe sowie geschäftliche Glückwunsch- oder Einladungskarten – und alle beginnen sie mit der Anrede. Doch wann reicht ein „Hallo“ und in welchen Fällen sollten Sie lieber „Sehr geehrte(r)“ an den Beginn Ihres Schreibens setzen? Wie geht man mit Professoren- oder anderen Titeln um?
Die Anrede in Briefen, auf Karten und in E-Mails ist der Türöffner für Ihr Anliegen und bestimmt das „Gesprächsklima“ Ihrer Korrespondenz – sie sollte daher möglichst perfekt sein.
3 Arten der geschäftlichen Anrede mit Beispielen
Die Wahl der passenden Anrede ist entscheidend, um in einer Firma mit Kunden oder Geschäftspartnern Professionalität auszustrahlen und Missverständnisse zu vermeiden. Je nach Situation, Empfänger und Kommunikationskanal gibt es unterschiedliche Anredeformen, die sich in formelle, halbformelle und informelle Anreden unterteilen lassen.
Wer die passende Anrede wählt, punktet beim Adressaten.
Die formelle Anrede in E-Mail oder Brief
Die formelle Anrede ist die klassische Wahl im geschäftlichen Kontext, insbesondere bei offiziellen Schreiben, E-Mails an Kunden oder Geschäftspartner sowie für Einladungen zu formellen Veranstaltungen.
„Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]“ – mit dieser Anrede beginnt immer noch das Gros der geschäftlichen Korrespondenz. Und damit liegen Sie auch (fast) immer richtig: Wenn Sie den Empfänger gut kennen, werden Sie sowieso automatisch auf eine persönlichere und/oder lockerere Variante der Anrede umschwenken – ansonsten ist dieser Klassiker „Sehr geehrte(r)“ das ideale Anrede-Mittel der Wahl. Kennen Sie den Namen des Adressaten nicht, dann wählen Sie die formelle und höfliche Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Hinweis: Von den etwas antiquiert wirkenden Formeln „Werter Herr Mustermann“ oder „Verehrte Frau Müller“ sollten Sie indes lieber Abstand nehmen. Sie wirken wahlweise zu übertrieben freundlich oder gar ironisch.
Halbformelle Anrede
Die halbformelle Anrede schlägt die Brücke zwischen formeller Distanz und persönlicher Nähe. Sie eignet sich besonders für den internen Austausch zwischen Abteilungen und den regelmäßigen Austausch mit bekannten Geschäftspartnern.
Tipps zum Aufbau von Geschäftsbriefen und Formulierungshilfen für Ihre Geschäftskorrespondenz finden Sie in unseren Magazinbeiträgen.
Die moderne Variante: „Guten Tag“
Etwas moderner als die klassische Anrede, aber als ebenso freundlich und neutral, hat sich die Anrede „Guten-Tag“ eingebürgert. Mit dem Intro „Guten Tag, Frau Müller“ machen Sie in geschäftlichen Briefen und Karten nichts verkehrt.
Im E-Mail-Verkehr können Sie diese Anrede je nach Tageszeit noch um die Varianten „Guten Morgen, Frau Müller“ und „Guten Abend, Frau Müller“ erweitern.
Die persönliche Variante: „Liebe(r)“
Wenn Sie den Empfänger persönlich kennen und Ihr Verhältnis herzlich, vielleicht sogar freundschaftlich ist, dürfen Sie gerne von der Anrede „Lieber/Liebe …“ Gebrauch machen – auch bei einer geschäftlichen Anrede. Sie ist nicht auf private Briefe beschränkt.
Das „Liebe“ wird häufig mit dem Vornamen kombiniert – natürlich nur, sofern Sie mit dem Adressaten per Du sind. Doch auch in Kombination mit dem Nachnamen ist die persönliche Anrede gebräuchlich. Sprechen Sie langjährige Geschäftspartner also gerne mit „Liebe Frau Müller“ an.
Aber Achtung: Bei Bewerbungen ist die persönliche Anrede gänzlich tabu!
Informelle Anrede in E-Mails
Die informelle Anrede wird vor allem in kreativen Branchen, Start-ups und innerhalb von Teams, in denen das „Du“ etabliert ist, genutzt. Typische Formulierungen sind „Hi …“, „Hey …“ oder die direkte Ansprache mit dem Vornamen, ohne zusätzliche Höflichkeitsfloskeln. Sie eignet sich vor allem in E-Mails für die interne Kommunikation innerhalb eines Teams oder zwischen Kollegen, bei vertrauten Geschäftspartnern oder in Messenger-Diensten (z. B. Slack, Teams).
Wichtig: Behalten Sie stets die Unternehmenskultur im Auge. Was in einem dynamischen Start-up als sympathisch gilt, könnte in einem konservativen Unternehmen als unangemessen wahrgenommen werden.
Übrigens: Die lockere Anrede mit „Hallo“ ist für die E-Mail-Korrespondenz durchaus üblich. In Businessbriefen und -Karten sollten Sie jedoch darauf verzichten und sich für die formelle oder informelle Variante entscheiden. Genauso wie das „Liebe“ kann das „Hallo“ wahlweise mit dem Vor- oder dem Nachnamen kombiniert werden: also „Hallo Max“ ebenso wie „Hallo Herr Mustermann“.
Noch mehr Tipps zur perfekten Anrede
Etwas komplizierter wird es, wenn der Empfänger Ihres Schreibens einen akademischen Titel trägt oder Sie mehrere Personen adressieren möchten. Wir erklären Ihnen hier die Regeln für diese speziellen Fälle.
Extra-Wissen I: Titel in der Anrede
Wenn der Empfänger Ihres Briefs oder Ihrer Mail einen Titel trägt, sollten Sie diesen in der Anrede erwähnen. Genannt werden jedoch nur die akademischen Titel Professor und Doktor, niedrigere Grade wie Master oder Bachelor entfallen.
- Der Professor wird stets ausgeschrieben, also „Sehr geehrte Frau Professor Müller“.
- Der Doktor darf abgekürzt werden, also „Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann“.
- Führt Ihr Adressat mehr als einen Titel, nennen Sie hiervon nur den höchsten. Dies gilt auch bei mehreren Doktortiteln, in der Anrede wird nur einer erwähnt.
- Aber Achtung: In der Briefadresse werden alle Titel aufgezählt, den Professor dürfen Sie hier gerne als „Prof.“ abkürzen. Beispiel: „Prof. Dr. Maximilian Mustermann“
Extra-Wissen II: Reihenfolge der Anrede bei mehreren Empfängern
Schreiben Sie an mehrere Adressaten, müssen Sie diese natürlich auch einzeln anreden.
- Bei zwei Ansprechpartnern darf die Anrede wahlweise nebeneinander oder untereinander stehen.
- Gibt es mehr als zwei Empfänger, empfiehlt sich die Anordnung der Anreden untereinander.
- Die Reihenfolge der Anrede in Geschäftsbriefen hängt von der hierarchischen Stellung der Empfänger ab. In der korrekten Anrede sprechen Sie also erst den Geschäftsführer an und dann die stellvertretende Geschäftsführerin.
Übrigens: Bei mehreren Empfängern wird das zweite sowie jedes weitere „sehr“ oder „lieber“ wegen des vorhergehenden Kommas klein geschrieben.
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Unbedingt vermeiden: Fehler bei der Anrede in E-Mail und Brief
Unser Tipp: Kennen Sie typische Stolperfallen, um Ihr Gegenüber nicht vor den Kopf zu stoßen! Denn die Anrede ist oft der erste Berührungspunkt in der geschäftlichen Kommunikation.
Vermeiden Sie die folgenden Fehler:
- Falsche Namensschreibweisen: Ob Tippfehler, vertauschte Buchstaben oder falsche Anrede („Herr“ statt „Frau“) – solche Schnitzer wirken unaufmerksam und unprofessionell. Ein kurzer Blick auf die E-Mail-Signatur des Empfängers oder auf das Impressum einer Website kann hier Wunder wirken.
- Unangebrachte Vertraulichkeit: Gerade in der geschäftlichen Kommunikation wirkt eine zu lockere Anrede schnell unprofessionell. Wer beim Erstkontakt direkt mit „Hallo Tom“ startet oder das „Du“ anbietet, riskiert, distanzlos zu erscheinen. Beginnen Sie lieber mit „Sehr geehrte/r …“ oder „Guten Tag …“.
- Ignorieren von Titeln und Funktionen: In manchen Branchen (Wissenschaft, Medizin, Rechtswesen) oder Kulturen spielen akademische oder berufliche Titel eine wichtige Rolle. Ein Blick auf das LinkedIn-Profil des Adressaten verschafft oft Klarheit.
- Gender-Fallen: Gendergerechte Sprache und Inklusion spielt eine immer größere Rolle, daher ist es wichtig, bei der Anrede sensibel vorzugehen. Wenn Sie sich unsicher sind, nutzen Sie genderneutrale Formulierungen wie „Guten Tag …“ oder „Sehr geehrte*r …“.
- Allgemeine Flüchtigkeitsfehler: Ob bei der Anrede für einen Brief, E-Mail oder eine Grußkarte, vermeiden Sie Rechtschreibfehler und setzten Sie nach der Anrede ein Komma. Oft reicht es schon, wenn Sie das Dokument vor dem Versenden noch einmal sorgfältig durchlesen und dabei bewusst auf die Anrede achten.
Hinweis: Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollten Sie nur in Ausnahmefällen verwenden – wenn Sie den Namen des oder der Empfänger partout nicht herausfinden können. Denn sie zeigt: Der Schreibende hat sich nicht die Mühe gemacht, den richtigen Empfänger herauszufinden! Ein kurzer Anruf, eine Recherche auf den sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder im Impressum genügt meist.
Anrede auf Englisch: 3 Beispiele für Formulierungen
In internationalen Geschäftskontakten spielen kulturelle Unterschiede eine große Rolle. Während in den USA häufig eine informelle Anrede mit dem Vornamen („Dear John“) üblich ist, wird in vielen asiatischen Ländern ein förmlicherer Ton bevorzugt („Dear Mr. Tanaka“). Letztlich hängt die korrekte Variante auch davon ab, in welchem persönlichen Verhältnis Sie zum Adressaten Ihres Briefs oder Ihrer E-Mail stehen.
Auch international gelten Regeln für die passende Anrede, egal ob bei analoger oder digitaler Post.
Die klassische Variante
„Dear Mr Miller“ bzw. „Dear Ms Miller” ist die Standardformulierung für englische Briefe oder Mails. Bei weiblichen Empfängern wird heutzutage nicht mehr zwischen Mrs – also einer verheirateten Frau – und Miss – also einer ledigen Frau – unterschieden und man verwendet standardmäßig „Ms“.
Und noch ein Hinweis: Im britischen Englisch verwenden Sie die Abkürzungen „Mr“ und „Ms“ ohne Punkt, im amerikanischen Englisch werden sie mit Punkt geschrieben – also „Dear Ms. Miller“.
Die persönliche Variante
Die geschäftliche Anrede mit Vornamen – also „Dear John“ bzw. „Dear Mary“ – sollte Personen vorbehalten bleiben, mit denen Sie besser bekannt sind. Bei Geschäftspartnern sollte dieser Anrede mindestens ein persönliches Treffen vorausgegangen sein.
Wenn Ihr Gegenüber Sie in seiner Antwort auf Ihr Anliegen direkt mit Vornamen anspricht, dürfen Sie selbstverständlich ebenso dazu übergehen.
Die unpersönliche Variante
Bei der englischen Anrede „Dear Sir or Madam“ handelt es sich um das Pendant zum deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“. Diese Anrede ist zwar durchaus akzeptiert, Sie sollten Sie jedoch nur als Notlösung verwenden, wenn sich der Name des richtigen Ansprechpartners partout nicht herausfinden lässt.
Die etwas informellere Variante der unpersönlichen Anrede wäre in Großbritannien „Dear all“, in den USA hingegen „Hi there“. Aber bitte auch diese Anrede eher vermeiden und lieber mehr Zeit in die Recherche nach dem Ansprechpartner investieren!
Extra-Wissen: Schreibweisen bei der Anrede auf Englisch
In Großbritannien ist das Komma nach der Anrede optional. Setzen Sie eines, müssen Sie dies nach der Grußformel am Ende Ihres Schreibens wiederholen.
In den USA hingegen ist das Satzzeichen nach der Anrede Pflicht.
In beiden Fällen – Großbritannien und USA – wird im Haupttext groß weitergeschrieben, also zum Beispiel „Dear Ms Miller, Please find attached…“.
Erfolgreiche Geschäftsbriefe dank passender Anrede & Co.
Ob auf Deutsch oder Englisch – und auch wenn es nur wenige Worte sind: Die richtige Anrede ist weit mehr als nur eine Formalität – sie ist der Türöffner für eine erfolgreiche und wertschätzende Kommunikation im Geschäftsleben. Egal ob in einem Brief, einer E-Mail oder Karte: Kennen Sie die verschiedenen Anredeformen und setzen Sie sie situationsgerecht ein, hinterlassen Sie bei Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen stets einen positiven Eindruck.
Ebenso wichtig wie eine angemessene Anrede in geschäftlichen und formellen Briefen oder E-Mails ist die Grußformel. Was es dabei zu beachten gibt, lesen Sie im Beitrag „Passende Grußformeln für Briefe, Karten und E-Mails“.
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Bildnachweis: Titelbild und Bild 2: © gettyimages/Westend61; Bild 3: © gettyimages/Marko Geber